办公室是很多人职业生涯的战场。
据研究，一个现代商务人士，一年中花在找东西上的时间，大约是150个小时。按照一天8小时工作制计算，一年就耗费了18.75天用于寻找东西。如果我们能够将寻找的时间缩短为零，那么我们工作效率将直接发生一个质的变化。
各式各样的办公室因建筑、布局、户型的不同而截然不同，抛开外部因素不谈，其实大多数办公室人员的工作区域只有两个：办公桌和文件柜。
办公桌
我个人一直认为：看一个商务人士的办公效率不必和他相处很久，看看他的办公桌布局即可。下图是我们单位一位同事的办公桌，她的办公效率如何大家猜猜看。
大家不妨思考一下，在这样一个办公桌前，寻找一个东西需要多久？这样的布局和整理能让工作高效率吗？
那么，办公桌到底该如何来整理呢？
一、桌面整理：
办公桌面和电脑桌面有着异曲同工的摆放要求，那就是：把每天最少使用一次的东西摆在上面。桌面使用是非常顺手的，所以很多人喜欢把自己所有的东西都摆在桌面上，方便拿取。但是，这样也造就了一个问题，东西太多，寻找起来浪费时间。所以要遵循上述原则，将使用频次超过每天一次的东西放在桌面上，否则，请考虑收纳。
我个人经过反复的观察和实验，最终确定了我的办公桌上所有的物品。一个笔记本电脑（单位配发的联想笔记本电脑），一个铝合金键盘（为了保持颜色一致，选择了黑色），一个鼠标（黑色的罗技无线鼠标），一根签字笔芯（晨光牌大容量0.7的笔芯）和一个不锈钢双层保温杯（淘宝淘来的，经久耐用，已经陪伴了我7年。）。曾经我的桌面还有一个桌面垃圾桶，后来发现办公室的公用垃圾桶就在我身后4米处，于是将桌面垃圾桶也送人了。（见图1）
图1：我的办公桌布局
或许你心中有疑问：办公文件不在桌上放吗？
每天上班的前十分钟，我会把今天要做的文件放到桌面上，完成一个提交一个，下班前再记录未完成的工作，并将所有文件放回原位。第二天周而复始。我们总在高呼：日事日毕，日清日高。但这句口号不应该知识停留在语言层面。（关于时间的管理法，我会在下篇文章中讲解。）
二、办公抽屉整理
我见过太多的商务人士的办公抽屉了，很多都如杂货铺一般不堪入目。茶叶、便签纸、各种零食、补品，奇奇怪怪的瓶瓶罐罐，袋装盒装的东西。（见图2）
图2：同事的办公抽屉
在这样一个杂乱无章的抽屉里寻找一样物品，需要浪费多久的时间？如果这个抽屉是车间的抽屉，这其中又存在了多少污染源和安全隐患呢？
办公抽屉中存放的大多数都是使用频次低于一天一次但是高于一月一次的物品，比如我的抽屉中存放的有红色签字笔、自动铅笔、铜尺、瑞士军刀、U盘、数据线、眼镜盒、记事本、电脑包、眼镜布等物品。这些物品的使用频次都达不到每天一次以上，但是都经常使用，于是就存放于办公抽屉中。（见图3、图4和图5）
图3：我的办公抽屉第一层
图4：我的办公抽屉第二层
图5：我的办公抽屉第三层
一般的办公抽屉都会有2-5个左右，可能是左右排列或者上下排列的，但是摆放的原则都是一致的。最顺手的那个抽屉里一定要放使用频次最高的物品，最难拿去的那个抽屉里放置使用频次最低的物品。这样做是符合人体工程学的。
我个人使用频次最高的是记事本、U盘、数据线等物品，于是我就将他们放置在最上面的那个抽屉里，因为这个抽屉是不需要弯腰即可拿取的，最下面的抽屉里放着使用频次最低的电脑包、雨伞和洗漱杯等物品。
三、办公电脑整理
电脑是商务人士的第一战场，这个战场如果管理不到位，工作效率直线下降。图6是一个电脑桌面的布局图，这样的桌面布局到底会有多高的工作效率，其实我们也能猜出来。大家是否能从这张图片中看到自己办公电脑的影子呢？
图6：杂乱的办公电脑桌面
办公电脑的整理与办公桌、办公抽屉的整理略有不同，因为这里使用了完全不同的技巧。
1、电脑桌面：
电脑桌面与办公桌面的整理要求一致：将使用频次超过一天一次的应用程序放置于电脑桌面上。否则，请放置于其他位置。（见图7）
图7：我的电脑桌面
我的电脑桌面只有四个应用程序：此电脑、EASYCONNECT、记事本和万分紧急（快捷方式）。
曾经电脑桌面上还放置过回收站、浏览器、FOXMAIL等程序，但后来都被我固定在任务栏里或者取消了，因为他们的使用频次没有达到每天一次以上。像回收站这样的程序，只要定期清理就可以了，没有必要在桌面上单独放置一个图标来管理，如果你有定期给电脑清理垃圾的好习惯，那么电脑管家往往会提示你回收站有多少垃圾，在你确认后自动替你清理掉了。
记事本是我建立的一个EXCEL表格，作用非常简单，就是把每天需要记录的杂七杂八的内容录入，既可以节约纸张，也可以提示自己还有什么工作没有完成。
《万分紧急》这个文件夹是我在电脑D盘建立的文件夹，给桌面添加了一个快捷方式。用于存放需要尽快完成的各类文件，我会在每天上班先看看这里的内容和记事本的内容，然后安排今天的工作计划，这里的存放的东西完成后立即移出。
桌面上放置过多的程序或者文件只会扰乱你的工作，尤其是很多需要创意性思维的工作。
电脑桌面最大的禁忌就是放置很多文件，这样做的弊端非常多。
桌面放置太多的文件会拖慢电脑的运行速度，记得曾经有个同事找我帮忙修电脑，她告诉我她的电脑开机需要6分钟左右。后来看了她的电脑桌面我全明白了，整个电脑桌面放满了文件，总计在700M左右。当我把所有的文件都挪到电脑D盘之后，开机速度恢复正常。
桌面放置太多的文件会导致工作重点不突出，人往往会这个工作做一会，那个工作做一会，到头来一个工作也没有完成，反而心中更加焦急。
桌面放置太多的文件会导致寻找困难，记得有次到一家检测机构去拿检测报告。他们的检测报告是现场出具的，电脑桌面上满屏的WORD文档，出报告的文员在桌面上仔细找了好久才找到我们公司的那份报告。这样的工作效率无异于职场慢性自杀。
文件柜
文件柜是管理的重灾区，存在和抽屉、办公桌同样的问题。我两位同事的文件柜是这样的。（见图8和图9）
文件柜的整理应该注意两个规则：
1、在1.4米左右高度应该放置使用频率最高的文件，因为这个高度是最容易的拿取的高度，高于或者低于这个高度的区域放置不常用的文件。图10是我的文件柜的排布，第二层就是高度1.3米的位置。
图10：我的文件柜
2、每个文件必须设置标签，一个文件盒放置多份文件必须制作目录，以方便迅速查找。（见图11、图12和图13）
图11中，文件除了标签，最好设置序号或者斜线，这样可以迅速发现丢失或者错位的文件。（可参考我的文章《以物制人，想错都难》中的序号防错法）
图11：文件标签
图12：文件夹标签和目录
图13：文件夹目录和序号
所有的整理都不是为了好看或者养眼，都是以提高效率、减少阻碍为目的。只有将不该浪费的时间节约出来，才可能成为职场上高效能人士。这就是本次讲解办公室极简主义管理的目的。
反面案例
本章节我从网络上下载了一些图片进行剖析，让大家更加透彻的理解办公室极简主义管理的精髓，也为了防止大家犯同样的错误。
1、极简主义管理不是美观。（图14）
图14：为了美观而进行的整理
初看这张图，大家会觉得整理的很棒，看起来养眼又舒服。但是这样的整理一看就是新手所为。存在问题如下：
①这么大的一个柜子，整理者只利用了三个内壁和一个台面，中央大片空间全部空置，就像是买了90平米的房子只住了一个卧室一样。空间利用率不到20%，这是一种典型的资源浪费。
②物品与标签无法实现定位，这样的区域管理可以瞬间打破。
极简主义管理不是为了美观，而是为了高效和实用。
图15：实用和高效是第一要义
2、实用和高效是第一要义。（图15）
这个桌面管理也是新手所为。存在问题如下：
①文件放置于桌面，浪费了最实用的区域。每次办公需要用这么多文件的吗？
②笔记本电脑放置于桌面边缘，打字时双臂放于空中，长时间办公会非常疲劳。间接影响办公效率。
名家案例
下面分享的是极简主义名家的各类案例，不限于办公室管理，涉及创意、设计、整理、家居等方面。
1、日本设计师佐藤可士和的办公室。
图16：日本设计师佐藤可士和的办公室
2、日本设计师佐藤可士和的资料柜
图17：日本设计师佐藤可士和的资料柜
3、扎克伯格的衣柜。只有灰色的T恤和连帽衫！
图18：扎克伯格的衣柜
4、IPONE4手机，简单到了极致的美。
图19：IPONE4手机
三、结束语
办公室整理的终极目标是提高工作效率，将所有阻碍减少到零。只有极简主义的管理方法，才可能打造高效能的执行力和管理能力。成为职场高效精英。
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